POLA MANAJEMEN OPERASI

1. Pengertian Manajemen dan Perangkat Organisasi

·    a.     Pengertian Manajemen

Kata Manajemen berasal dari bahasa Perancis kuno ménagement, yang memiliki arti "seni melaksanakan dan mengatur."Manajemen belum memiliki definisi yang mapan dan diterima secara universal. Mary Parker Follet, misalnya, mendefinisikan manajemen sebagai seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi. Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.

·    b.     Pengertian Koperasi

Pengertian koperasi secara sederhana berawal dari kata ”co” yang berarti bersama dan ”operation” (Koperasi operasi) artinya bekerja. Jadi pengertian koperasi adalah kerja sama. Sedangkan pengertian umum koperasi adalah : suatu kumpulan orang-orang yang mempunyai tujuan sama, diikat dalam suatu organisasi yang berasaskan kekeluargaan dengan maksud mensejahterakan anggota.

Koperasi adalah badan usaha yang beranggotakan orang atau badan hukum yang berlandaskan pada asas kekeluargaan dan demokrasi ekonomi. Kegiatan usaha koperasi merupakan penjabaran dari UUD 1945 pasal 33 ayat (1). Dengan adanya penjelasan UUD 1945 Pasal 33 ayat (1) koperasi berkedudukan sebagai soko guru perekonomian nasional dan sebagai bagian yang tidak terpisahkan dalam sistem perekonomian nasional. Sebagai salah satu pelaku ekonomi, koperasi merupakan organisasi ekonomi yang berusaha menggerakkan potensi sumber daya ekonomi demi memajukan kesejahteraan anggota. Karena sumber daya ekonomi tersebut terbatas, dan dalam mengembangkan koperasi harus mengutamakan kepentingan anggota, maka koperasi harus mampu bekerja seefisien mungkin dan mengikuti prinsip-prinsip koperasi dan kaidah-kaidah ekonomi.

·         Pengertian Manajemen Koperasi

“Ilmu Manajemen adalah suatu ilmu yang mempelajari bagaimana cara mencapai tujuan dengan efektif dan efisien dengan menggunakan bantuan / melalui orang lain”.

Yang dimaksud orang lain disini mempunyai arti yang sangat luas, karena dapat berupa bantuan dalam ujud pikiran, tenaga dan dapat pula intuisinya.

Menurut G. Terry, mendefinisikan bahwa :

“Manajemen adalah suatu proses tertentu yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengawasan penggunaan suatu ilmu dan seni yang bersama-sama menyelesaikan tugas untuk mencapai tujuan”.

2. Rapat Anggota

Rapat Anggota merupakan syarat bagi badan usaha yang bernama koperasi. Bukan bermaksud menggurui, tapi sekedar mengingatkan. Bagaimana pelaksanaan Rapat Anggota sesuai ketetapan UU Koperasi No 25/1992.
Bagi primer Puskowanjati, Rapat Anggota sudah menjadi hajatan rutin setiap tahun. Kendati sudah menjadi agenda tahunan, tapi masih ada juga pengurus primer yang begitu tegang tatkala menjelang dilaksanakannya Rapat Anggota. Anggota yang hadir dalam rapat anggota seakan menjadi momok yang menakutkan. Terutama ketika menginjak pada acara pandangan umum. Saat itulah Pengurus seakan menjadi pihak yang diadili.

Pada pandangan umum itulah, berbagai kritikan, masukan ataupun usulan disampaikan anggota. Hal tersebut ada yang disampaikan secara tertulis tapi ada juga yang disampaikan secara lisan. Untuk pendapat anggota yang disampaikan lewat tulisan sebagaimana tercantum dalam berita acara, biasanya sudah disiapkan jawabannya oleh pengurus. Tapi untuk pernyataan yang disampaikan secara lisan, inilah yang biasanya membuat pengurus terkadang tergagap bagi yang tidak siap dengan materinya.

Hal tersebut biasanya terjadi pada saat Rapat Anggota Tahunan yang membahas Laporan Pertanggung Jawaban Pengurus dan Pengawas. Karena dalam forum itulah pengurus harus mempertanggung jawabkan hasil kerjanya selama setahun. Saat itulah biasanya pengurus deg-deg an. Wajar memang, karena tidak ada manusia yang sempurna. Begitu pula pengurus dalam pengelolaan koperasinya. Dan wajar pula bila anggota kemudian juga mempertanyakan ketidak sempurnaan tersebut. Tapi kebanyakan pertanyaan anggota karena ketidak tahuannya.

Dengan demikian permasalahannya bagaimana membuat anggota faham terhadap kondisi koperasinya. Dan bisa mengerti terhadap kendala yang dihadapi pengurus dalam pengelolaan koperasinya. Dari kefahaman dan pengertian itulah yang kemudian membuat anggota bisa menerima serta menyetujui LPJ.

Sementara pada Rapat Anggota membahas Rencana Kerja & RAPB biasanya juga tidak begitu menegangkan. Karena dalam hal ini anggota biasanya hanya menyampaikan usulan dan sedikit kritikan tentang rencana yang dibuat pengurus. Kendati demikian ketegangan terjadi manakala, ada usulan yang dipaksakan. Disinilah kemampuan penguasaan Pengurus tentang koperasinya akan teruji.

Bagaimanapun Pengurus harus faham tentang sistem yang diterapkan, tahu tentang potensi dan kendala yang dihadapi koperasinya. Dengan demikian setiap usulan yang disampaikan bisa cepat dianalisa berdasarkan potensi dan kendala yang ada. Sehingga alasan yang disampaikan pada anggota adalah logis. Dan pada akhirnya keputusan yang diambil bukan menjadi pemberat tapi menjadi pendorong bagi koperasi untuk bisa terus berkembang.

Pada koperasi yang mempunyai anggaran cukup, biasanya Rapat Anggota dilaksanakan 2 kali. Pada Desember biasanya Rapat Anggota untuk membahas Rencana Kerja dan RAPB tahun berikutnya. Sedang pada Pebruari dilaksanakan Rapat Anggota yang membahas LPJ Pengurus dan Pengawas. Sementara bagi koperasi primer dengan anggaran pas-pasan, biasanya penyelenggaraan kedua jenis Rapat Anggota tersebut dijadikan satu.

Sedangkan sesuai dengan ketentuan UU Koperasi No 25/1992, Rapat Anggota yang didasarkan waktu dan tujuan dibagi menjadi Rapat Pembentukan Koperasi, Rapat Rencana dan Pertanggung Jawaban, Rapat Anggota Luar biasa. Sementara didasarkan waktu pelaksanaanya diatur dalam Psl 26, ayat 1 dan 2. Dalam ketentuan tersebut Rapat Anggota diadakan paling sedikit 1 kali dalam setahun. Dan Rapat Anggota untuk pengesahan LPJ diselenggarakan paling lambat 6 bulan setelah tahun buku lampau.

Dalam UU No 25 tahun 1992 Pasal 21 ayat 1 juga disebutkan tentang perangkat organisasi. Pada ketentuan tersebut yang dimaksud perangkat organisasi terdiri dari anggota, pengurus dan pengawas. Pengurus dalam hal ini berperan sebagai penyelenggara Rapat Anggota, memimpin dan mengendalikan persidangan, memaparkan pertanggung jawaban, memaparkan rencana kerja dan rencana keuangan. Kemudian juga menjawab dan menjelaskan pertanyaan peserta. Sedang peran Pengawas adalah memaparkan hasil pengawasan, memaparkan rencana pengawasan dan menjawab serta menjelaskan pertanyaan peserta.

Agar persidangan Rapat Anggota bisa berjalan, tentu ada rambu-rambu yang harus dipatuhi. Untuk ketukan palu saja juga ada aturannya. Ketukan palu satu kali sebagai keputusan. Sedang ketukan 2 kali sebagai tanda skorsing dan pencabutannya, perpindahan pimpinan sidang. Ketukan palu 3 kali menunjukan tanda pembukaan ataupun penutupan. Tapi bila ketukan palu lebih dari 3 kali hali ini dimaksudkan untuk menenangkan forum atau minta perhatian forum.

Persidangan baru bisa dimulai bila qourum terpenuhi. Dalam tata tertib biasanya disebutkan sidang Rapat Anggota dianggap syah bila dihadiri oleh sekurang-kurangnya 50 % + 1 dari jumlah anggota yang diundang. Sementara peserta sidang tentu diharapkan bisa menjaga tata tertib persidangan sebagai etika forum. Selain itu mempunyai dasar dari tiap dialog yang dibangun. Untuk itu peserta juga harus faham tentang tujuan persidangan.

Tapi bagaimanapun, pimpinan sidang akan sangat menentukan jalannya persidangan. Untuk itu suatu yang wajib bagi pimpinan sidang agar menguasai materi persidangan. Disamping itu juga menguasai tata cara sidang serta faham tujuan. Pimpinan sidang juga harus mampu memfasilitasi kebutuhan forum dengan cara jadi pendengar yang baik serta kritis. Namun pimpinan juga harus tegas pada keputusan-keputusan yang telah diambil.

3. Pengurus

Pengurus koperasi dipilih dari kalangan dan oleh anggota dalam suatu rapat anggota. Ada kalanya rapat anggota tersebut tidak berhasil memilih seluruh anggota Pengurus dari kalangan anggota sendiri. Hal demikian umpamanya terjadi jika calon-calon yang berasal dari kalangan-kalangan anggota sendiri tidak memiliki kesanggupan yang diperlukan untuk memimpin koperasi yang bersangkutan, sedangkan ternyata bahwa yang dapat memenuhi syarat-syarat ialah mereka yang bukan anggota atau belum anggota koperasi (mungkin sudah turut dilayani oleh koperasi akan tetapi resminya belum meminta menjadi anggota).

4. Pengawas

Setelah memilih pengurus, barulah kemudian dibentuk tim pengawas tim koperasi yang akan bertindak sebagai pengawas atas kinerja pengurus koperasi. Dalam pelaksanaan tugasnya, pengurus harus melaporkan kinerjanya kepada pengawas, tetapi pengawas harus merahasiakannya kepada pihak yang bukan anggota koperasi. Kemudian, hasil dari pengawasan ini disampaikan dalam rapat anggota.

Untuk lebih mudah, mekanisme pengawasan dilakukan sebagai berikut: anggota memilih ketua dan pengurus, lalu ketua menentukan pengawas. Pengurus harus lapor kepada pengawas. Pengawas harus melaporkan kepada ketua, dan ketua akan menyampaikan hasilnya kepada anggota. Sehingga ada mata rantai pengawasan dalam koperasi tersebut, dan secara tidak langsung semua anggotalah yang melakukan pengawasan.

5. Manajer

Pengertian istilah manajer untuk koperasi mulai diperkenalkan di Indonesia pada akhir tahun 1970-an. Sesungguhnya sebelum tahun tersebut, sudah banyak koperasi yang dalam pengurusan administrasi perkantorannya diserahkan kepada seorang manajer. Namun, pada waktu itu istilah yang digunakan adalah administratur. Seorang administratur memang seorang manajer, tetapi kegiatannya cenderung ke arah kegiatan di bidang administratif (ketatausahaan) dan masalah-masalah perkantoran lainnya. Sedangkan istilah manajer koperasi yang muncul pada akhir tahun 1970-an dan berkembang pada tahun 1980-an, lebih terkait dengan kegiatan teknis operasional kegiatan usaha koperasi.

Dalam batasan yang diberikan oleh Mary Parkeer Pollet dalam Hedrojogi (2000) dikatakan bahwa “manajer itu mempunyai bawahan”, jadi seorang mandor pun termasuk seorang manajer, karena mempunyai orang-orang di bawahnya untuk diarahkan dan dikendalikan dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.

Koperasi yang sudah maju pada dasarnya memerlukan tenaga manajer yang profesional untuk menjalankan kegiatan usahanya. Peranan manajer dikaitkan dengan volume usaha, modal kerja dan fasilitas yang diatur oleh pengurus. Besar kecilnya volume usaha merupakan batasan dan ukuran perlu tidaknya diangkat seorang manajer. Untuk koperasi yang kegiatan usahanya cukup besar dan komplek perlu mengangkat banyak manajer. Sedangkan bagi koperasi yang masih sederhana kegiatannya maka cukup penguruslah yang sekaligus bertindak sebagai manajer.

Rencana pengangkatan pengelola / manajer koperasi harus diajukan dalam rapat anggota untuk mendapat persetujuan. Dalam hal ini perlu ditegaskan bahwa yang dimintakan persetujuan adalah rencana pengangkatan pengelola / manajer usaha. Sedangkan pemilihan dan pengangkatannya dilaksanakan oleh pengurus koperasi.

Pengurus bertanggung jawab penuh dan harus memahami keinginan para anggota dan merumuskannya dalam suatu kebijakan. Pengurus boleh memberikan arahan-arahan kegiatan, sedangkan pelaksanaan detilnya harus diserahkan kepada manajer. Manajer profesional dan mampu menggunakan dan memanfaatkan sumber daya yang tersedia yang berada dalam kewenangannya.

Manajer dapat diklasifikasikan menurut tingkatannya dalam organisasi atau menurut ruang lingkup kegiatan yang dikelola manajer. Dalam hal ini manajer dapat dikelompokkan menjadi 3 (tiga) tingkatan, yaitu :

1. Manajemen Puncak (Top Management)

Manajemen puncak bertanggung jawab langsung kepada pengurus. Ia bertanggung jawab atas manajemen bidang usaha dari koperasi secara menyeluruh. Dalam perusahaan swasta yang besar, mereka juga disebut juga sebagai Chief Executive Officer (CEO). 

2. Manajemen Menengah (Middle Management)

Manajemen menegah ini memberikan pengarahan-pengarahan kegiatan kepada manjer bawahan atau dalam hal tertentu bisa juga kepada karyawan-karyawan operasional. Jika manajemen puncak menetapkan kebijakan-kebijakan operasional dan pemecahan masalah lingkungan organisasi mana manajer / manajemen menengah bertanggung jawab terhadap implementasi kebijakan organisasi.

3. Manajemen Lini Pertama / Bawah (Lower Management)

Manajer lini pertama ini bertanggung jawab atas pekerjaan orang lain (bawahannya) dan memberikan pengarahan kepada mereka. Manajer yang baik harus memiliki kualifikasi sebagai berikut :

1.      Harus cakap dan memiliki technical skill, dalam arti bawahan mereka harus mampu memecahkan permasalahan sumber daya secara fisik (nyata).

2.      Memiliki executive skill, yaitu mampu memecahkan masalah yang berkaitan dengan SDM.

3.      Harus kreatif, mampu menciptakan ide, metode atau cara baru dalam pekerjaan, sehingga lebih efektif dan efisien.

4.      Mampu mempunyai pandangan jauh ke depan.

5.      Mempunyai jiwa kepemimpinan (leadership), sehingga dipatuhi oleh bawahan.

6.      Memiliki organizational skill, sehingga mampu menjabarkan kegiatan-kegiatan operasional.

7.      Mampu mengambil keputusan secara cepat dan tepat.

8.      Mampu bekerjasama dengan orang lain.

9.      Mampu memadukan dan mengakomodasi perbedaan pandangan dari bawahan.

Sedangkan tugas dan kewajiban manajer dapat dijabarkan sebagai berikut :

1.   Memimpin kegiatan usaha yang telah digariskan oleh pengurus;

2.   Mengankat / memberhentikan karyawan koperasi atau kuasa dan / atau persetujuan pengurus;

3.   Membantu pengurus dalam menyusun anggaran belanja dan pendapatan koperasi;

4.   Melaporkan secara teratur kepada pengurus tentang pelaksanaan tugas yang diberikan dan jika perlu dapat memberikan saran perbaikan / peningkatan usaha yang dilakukan;

5.   Mempertanggungjawabkan mengenai pelaksanaan tugas kepada pengurus koperasi.